編者按 ： 喬恩·卡拉翰(Jon Callaghan)是 True Ventures 的創(chuàng)始合伙人。
我有很多時間花在董事會會議上。具體來說，是私有創(chuàng)業(yè)公司的董事會會議。會議室里擠滿了這個星球上最有才華、最為大膽、最具工作激情的人，他們就一些經(jīng)濟上的棘手問題策劃解決方案。
然而數(shù)見不鮮的是，大部分這樣的董事會會議以失敗而告終。盡管這些人意圖是好的，經(jīng)驗是豐富的，但令人痛心的事實卻是，他們寶貴的時間與精力常常被董事們以及創(chuàng)業(yè)公司的首席執(zhí)行官們所浪費。
好的董事會能夠幫助首席執(zhí)行官及其團隊管理公司，提供獨家建議及支持。但是，只有管理得當?shù)亩聲拍芊Q得上是好的董事會。董事會會議失敗的根源來自于會議室里兩個糟糕的“誤以為”：
1、創(chuàng)業(yè)公司的首席執(zhí)行官們誤以為董事會董事們期望他們“匯報”公司情況。
2、董事們誤以為首席執(zhí)行官們知道如何開展董事會會議。
針對于此，我提出一個我稱之為“董事會三角模型”(the Board Triangle)的解決方案。該模型旨在為所有創(chuàng)業(yè)公司首席執(zhí)行官提供董事會會議話題管理及時間管理的指導。會前、會中、會后你都應該使用它作為指導，幫助你達成會議目標。今年秋天起，我在一些董事會會議中使用了這一模型，與許多首席執(zhí)行官、職業(yè)董事會成員一起測試，并在 10 月的 Lobby 大會上對外公開。
這篇文章加入了許多人提供的建議和反饋，盡管不存在完美的模型，但這個模型運作情況良好。當然，董事會要進行許多其它的行政事務，比如批準員工的股票期權(quán)，批準租賃行為、重大協(xié)議等等，不過這篇文章主要講述的是董事會會議的非行政事務部分。
董事會三角模型的三個頂點分別為，戰(zhàn)略，匯報，以及領導力。我將通過本文描述各自的含義，講解如何使用董事會三角模型建立董事會交流的新模式。
使用建議：
1、使用這個董事會三角模型進行會議規(guī)劃。
2、在會議室里，和董事會成員一起，牢記并認真思考董事會三角模型的三個頂點。放在白板上，讓每個人都清楚你在想什么。
3、每個董事會會議的前 15 分鐘進行緊張的“執(zhí)行議程”(executive agenda)環(huán)節(jié)。這是你和你的董事會所進行的會議。
4、利用這 15 分鐘，為此次會議確定基調(diào)及議程(后面還有更多的時間進行深潛討論)。
5、注意不要在一個頂點上鉆牛角尖。在董事會三角模型的三個頂點之間靈活移動。
6、使用董事會三角模型對你的會議進行評估。是否在匯報上花費了太多時間，以至于沒時間討論領導力?對自己嚴格要求。這很重要。
戰(zhàn)略
所謂戰(zhàn)略，顧名思義。你的董事會是戰(zhàn)略層面的絕佳資源(聰明點，會議室里可以學到許多戰(zhàn)略經(jīng)驗)。戰(zhàn)略話題囊括了圍繞競爭、定價、人才、產(chǎn)品區(qū)分度、銷售、合作伙伴或者你和團隊構(gòu)想的 BHAG(即 Big，Hairy，Audacious Goal，宏偉、艱難、大膽的目標)方面的想法。
參加董事會會議時，你應該準備一到三個戰(zhàn)略議題，不過我建議首席執(zhí)行官們真正花時間只討論一個“重大”戰(zhàn)略問題。讓你的董事會提供幫助。任何問題，董事會都能提供局外人的清醒視角。
優(yōu)秀的董事會能夠成就你，糟糕的董事會能夠毀滅你。
議題本身往往不及你得到“鍛煉”來的重要。董事會在一起工作時形成凝聚力，而凝聚力是你的公司未來發(fā)展必不可少的。在討論不同戰(zhàn)略話題的過程中，董事會學習一起工作、相互信任，這一點對于你作為首席執(zhí)行官或創(chuàng)始人的長期成功而言至關(guān)重要。
在重要關(guān)頭，面臨“押注公司”或“拯救公司”的情況時，你需要董事會合作解決問題。就我的經(jīng)驗而言，如果董事會之前沒有花足夠的事件共同“訓練”的話，關(guān)鍵時刻必然會掉鏈子。
匯報
董事會職責使得董事們希望自己“保持知情”。這是一種合理期望，不過我會要求你作為創(chuàng)始人、首席執(zhí)行官將它拋之腦后。董事會會議的時間不是用來向董事會匯報的，你應該要求你的董事們在開會前已完全了解相關(guān)情況。
董事會會議時間寶貴——要把董事會成員請到一個會議室、讓他們集中精力開會多么不容易。整個會議完全用來向董事會匯報，是大部分創(chuàng)業(yè)公司犯下的重大錯誤。許多創(chuàng)始人實際上把時間花在為董事們讀幻燈片要點上了。有沒有搞錯?你面前坐著寶貴的資源，你卻把時間花在讀要點上?
讓匯報在董事會會議以外的時間進行。了解最新情況是董事的職責。我的合伙人普尼特·阿加瓦爾(Puneet Agarwal)這樣解釋：“我?guī)缀醯搅嗽噲D徹底消滅匯報的地步。數(shù)據(jù)會提前給你，你理應了解這些數(shù)據(jù)。匯報部分更多地應該是解答董事會的疑問，而不是任何形式的讀稿子。”
我的最佳實踐是，首席執(zhí)行官提前一到兩天將盡可能多的信息或者會議所需信息發(fā)送給董事會，要求董事會成員做好參會準備。然后在會議上，限制三分之一時間用于“更新與匯報”。嚴格遵守。深潛討論時未覆蓋的問題一定要拿出來討論。
我合作的一位首席執(zhí)行官會提前詢問董事會對于材料有哪些問題。他提前做好準備，要求董事會成員以郵件方式對于更新部分提出疑問。這一戰(zhàn)術(shù)特別有效。
我合作的另外一位首席執(zhí)行官會給董事會發(fā)幻燈片，以及一封長篇幅的敘事散文般的信，講述他的想法。這封信通常有 4 到 8 頁(不過也曾有過 25 頁那么長)，效果極好。會議開始時，董事會完全清楚該公司的發(fā)展方向、首席執(zhí)行官正在考慮的問題以及他對該公司的整體感受。我超愛這封信。
董事會會議匯報的三大原則提前發(fā)送充足材料，與董事會達成一致，你發(fā)送的所有材料他們必須提前閱讀。專業(yè)建議：如果哪位董事沒有提前準備好，中斷會議十分鐘等他/她看材料。不開玩笑。
不要在會議上讀幻燈片。永遠不要。試想一下，會議室內(nèi)坐滿了精英人才，他們迫切關(guān)心你的情況，希望你能走向成功，一半(公司)的人在讀稿，另一半(董事會)的人在聽稿。失敗。
將會議的匯報環(huán)節(jié)(前段時期的亮點、不足、問題均以材料形式提前發(fā)送)限制在會議時長的三分之一。
領導力
董事會三角模型的第三個頂點，領導力。董事會能夠幫助你成長為更加優(yōu)秀的領導者，也能在董事會上對你的團隊領導力予以支持。你可以指定團隊成員參加董事會會議的不同環(huán)節(jié)(或參加全部環(huán)節(jié))。
產(chǎn)品總監(jiān)進行演示，銷售副總裁講解銷售管道，或者首席財務官給出現(xiàn)金預測，我們稱之為基本知識分享。在董事會面前分享你團隊的專業(yè)知識是一種很好的做法(反之亦然)，也能建立起極為重要的關(guān)系。
把團隊帶到董事會會議上既是一種巨大激勵，也是領導團隊的有效方式。你體現(xiàn)了透明化管理，讓團隊接觸到公司的其它層面，讓團隊在董事會面前表現(xiàn)自我、贏得贊許。作為董事，我總是希望看到實際運轉(zhuǎn)的團隊——不僅出現(xiàn)在匯報中，更是出現(xiàn)在你面前，相互溝通。董事會正是通過這樣的方式感受團隊的真正凝聚力、公司文化以及化學反應。
請記住，保持董事會三角模型三個頂點間的平衡。過多時間講解銷售情況，(或者)進行過多的演示，會阻礙其它的會議目標及機會。讓整個團隊參加董事會會議也是一種巨大的資源浪費，而且你還會很快陷入政治陷阱：“為何他/她參加會議了，而我沒去。”帶團隊成員參會要謹慎，要有充足的理由?？犊髦?。
每一個董事會三角模型的“領導力”頂點也是首席執(zhí)行官與董事會展開無限制討論的出口與機會。我們都只是渺小的人類，做領導者會很孤獨。利用會議的這部分時間“發(fā)泄情緒”或是表達挫折與艱難對你而言很有幫助。首席執(zhí)行官們需要一個討論困擾自己問題的出口，而董事會能夠提供新的視角。
這一點可以通過許多創(chuàng)意方式來完成。我合作的一位首席執(zhí)行官用直觀的幻燈片將他的情緒比作“計量儀”——相當于情感油箱。沮喪時，指針左偏，樂觀時，指針右偏。另一個團隊每次董事會會議幻燈片的第一頁都是一系列圖標，代表著該公司的“每日情緒”。許多團隊會在會議開始使用照片或客戶原話向董事會展示公司的意義、影響以及“我們這樣做的原因”。還有很多好點子來讓董事會感受你的情緒。
最后思考
好的董事會會議是一個處于工作狀態(tài)的會議。對于某些人而言，董事會的實際工作會讓人覺得很麻煩。這是因為好的創(chuàng)業(yè)公司董事會會議并不是按照精心編排的議程走過場的會議。創(chuàng)業(yè)公司過于動態(tài)，不適合這樣的會議，盡可能拋開議程，這樣你的董事會才能“工作”。每一次董事會會議我都全力以赴。開會不是“彩排”，我希望會議室內(nèi)的每一個人都拿出百分百的干勁。
優(yōu)秀的董事會能夠成就你，糟糕的董事會能夠毀滅你。董事會是公司的強大組成部分，許多首席執(zhí)行官、創(chuàng)始人往往忽視董事會或無法利用好董事會。最好的董事會可以塑造更好的首席執(zhí)行官、更好的團隊、更好的公司。最好的董事會可以成為你和團隊的延伸，他們會替你賣力工作。保持頻繁而輕松的溝通，千萬不要流于形式、講客套話。在你的會議中，盡量保持在董事會三角模型內(nèi)。就我的經(jīng)驗而言，你將會與你的董事會建立起信任、透明、寶貴的關(guān)系。(文|Jon Callaghan )
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