在規(guī)劃時(shí)對(duì)OA系統(tǒng)并沒(méi)有太高的期望值，應(yīng)用效果卻超出了預(yù)期。面對(duì)政府行業(yè)OA項(xiàng)目失敗率居高不下的現(xiàn)狀，長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)人民政府在實(shí)施萬(wàn)戶OA項(xiàng)目時(shí)，將主要精力放在核心功能——公文流轉(zhuǎn)上，并縮小應(yīng)用范圍，取得了超出預(yù)想的效果

　　選擇成熟的產(chǎn)品

　　芙蓉區(qū)是湖南省會(huì)長(zhǎng)沙的中心城區(qū)，總面積42.8平方公里，常住人口60多萬(wàn)，轄13個(gè)街道、1個(gè)正縣級(jí)單位(長(zhǎng)沙高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)隆平高科技園)。省、市首腦機(jī)關(guān)匯集于此，是湖南政治、經(jīng)濟(jì)、文化、商貿(mào)、信息的中心。

　　芙蓉區(qū)人民政府辦公室副主任喻林介紹，芙蓉區(qū)政府建設(shè)OA的核心動(dòng)因是希望借助OA系統(tǒng)，特別是移動(dòng)辦公應(yīng)用來(lái)提高辦公效率，同時(shí)他們希望以此節(jié)約辦公成本，規(guī)范業(yè)務(wù)操作。因?yàn)樵诖酥?，芙蓉區(qū)政府還未采用過(guò)OA系統(tǒng)，所有辦公業(yè)務(wù)都要通過(guò)紙質(zhì)文檔來(lái)流轉(zhuǎn)。

　　“作為一個(gè)信息化負(fù)責(zé)人，我希望能在任內(nèi)做點(diǎn)事情，提高芙蓉區(qū)政府信息化水平。” 喻林介紹，在選擇OA產(chǎn)品時(shí)，他們做了多方面的考慮：

　　其一，產(chǎn)品應(yīng)有專業(yè)廠商提供。喻林認(rèn)為，盡管有些大廠商也提供OA產(chǎn)品，但這樣大而全的廠商做出來(lái)的OA產(chǎn)品往往不夠精。

　　其二，OA產(chǎn)品的成熟度要高。“我們從來(lái)沒(méi)有考慮做定制化開(kāi)發(fā)。”喻林認(rèn)為，成熟度高的產(chǎn)品風(fēng)險(xiǎn)小、成本低、周期短，容易成功實(shí)施。

　　其三，廠商要有政府行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)積累。這是因?yàn)檎袠I(yè)的業(yè)務(wù)流程有著一定的獨(dú)特性，適合政府使用的OA產(chǎn)品與適合企業(yè)的有著很大的差別。

　　其四，廠商在要有專業(yè)的、本地化的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，這樣提高服務(wù)的質(zhì)量和效率。

　　其五，產(chǎn)品價(jià)格要合理。喻林坦言，因?yàn)檎袠I(yè)OA項(xiàng)目的成功率并不高，因此芙蓉區(qū)沒(méi)有給OA項(xiàng)目提供太多預(yù)算，這樣即使項(xiàng)目失敗損失也不會(huì)太大。

　　喻林介紹，他們對(duì)市場(chǎng)上主流的OA廠商進(jìn)行了廣泛溝通，對(duì)它們的產(chǎn)品進(jìn)行了深度比對(duì)，最終選擇了萬(wàn)戶OA。“這是一個(gè)雙贏的選擇。”喻林說(shuō)，“萬(wàn)戶網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)品能夠完全滿足我們的需求。我們還做了內(nèi)部民測(cè)，大家對(duì)萬(wàn)戶網(wǎng)絡(luò)的評(píng)價(jià)很高。

　　六項(xiàng)措施確保項(xiàng)目成功

　　順利完成產(chǎn)品選型之后，喻林還是面臨很大的挑戰(zhàn)。他介紹，他當(dāng)時(shí)面臨的主要困難有：第一，領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)算機(jī)操作能力有限，而領(lǐng)導(dǎo)操作得好不好，將直接決定OA系統(tǒng)能不能推行下去;第二，相關(guān)的工作人員辦公習(xí)慣很難馬上改過(guò)來(lái);第三，移動(dòng)辦公帶來(lái)信息安全方面的挑戰(zhàn)。

　　正是因?yàn)槊媾R諸多挑戰(zhàn)，和其他機(jī)構(gòu)在部署OA時(shí)通常希望一步到位不一樣的是，喻林對(duì)OA項(xiàng)目的期望值并不高，甚至做好了失敗的心理準(zhǔn)備。為了克服以上諸多困難，最大程度上保證項(xiàng)目的成功，喻林計(jì)劃一點(diǎn)點(diǎn)推進(jìn)項(xiàng)目。

　　第一，縮小OA用戶的范圍。喻林介紹，他們?cè)谫?gòu)買(mǎi)OA產(chǎn)品時(shí)，只購(gòu)買(mǎi)了200個(gè)賬號(hào)，只有區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、各單位具有審批權(quán)限的員工、公文流程環(huán)節(jié)崗位的工作人員等才分配賬號(hào)。喻林認(rèn)為，200人使用，相比全員使用的部署難度要小很多。

　　第二，縮小應(yīng)用范圍，集中精力做好核心功能——公文流轉(zhuǎn)，暫時(shí)將其他功能屏蔽掉。將所有精力都集中在一個(gè)功能上，更容易將這個(gè)功能做好做精。

　　OA系統(tǒng)的應(yīng)用效果，喻林說(shuō)：“這個(gè)效果太好了，超出了我們的預(yù)期。”據(jù)悉，OA系統(tǒng)得到了區(qū)委書(shū)記、區(qū)長(zhǎng)等領(lǐng)導(dǎo)和各下屬單位認(rèn)可。“現(xiàn)在大家不可能再通過(guò)跑腿去辦理業(yè)務(wù)了”。

　　首先，OA系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，消滅了紙質(zhì)公文。

　　其次，辦公效率大幅提高。采用OA系統(tǒng)后，芙蓉區(qū)政府的公文流轉(zhuǎn)周期從原來(lái)的一兩個(gè)星期縮短到現(xiàn)在的短短幾個(gè)小時(shí)。喻林強(qiáng)調(diào)，短信平臺(tái)提醒的功能在其中起到了很重要的作用。

　　最后，公文流程業(yè)務(wù)得到了規(guī)范。因?yàn)楣脑谙到y(tǒng)中必須按照既定的規(guī)范，所以像以往那樣文件流轉(zhuǎn)不規(guī)范甚至丟失的情況已不可能再發(fā)生。

　　喻林說(shuō)，這個(gè)項(xiàng)目讓他們嘗到了協(xié)同辦公的甜頭，堅(jiān)定了他們進(jìn)一步完善、推進(jìn)OA系統(tǒng)的信心。他透露，接下來(lái)，他們一方面要擴(kuò)大應(yīng)用范圍和用戶數(shù);另一方面要開(kāi)放其他應(yīng)用。喻林介紹，他們還將在部分單位推進(jìn)內(nèi)部協(xié)同，因?yàn)楫?dāng)前系統(tǒng)主要用于跨部門(mén)協(xié)同。“未來(lái)我們還有可能會(huì)實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的全員應(yīng)用。”據(jù)悉，芙蓉區(qū)還將進(jìn)一步做好CA與OA的整合工作，提升系統(tǒng)的安全與保密性。