雖然現(xiàn)在很多地方都有城建檔案管理機構(gòu)，但是依照目前的管理信息化水平，仍然很難對遇到的問題做出快速及時的響應(yīng)。佘江峰指出，我們現(xiàn)階段的城市建設(shè)檔案信息化現(xiàn)狀面臨幾個需要解決的問題。第一，我們建的城建檔案材料來自不同地方和部門，信息比較分散，很難統(tǒng)一建設(shè);第二，目前城建檔案的管理模式主要注重于實體檔案管理，對檔案中蘊藏的信息未能加工提取，更談不上高效管理和綜合利用;第三，城建檔案面臨硬件響應(yīng)落后，因為地下情況不明造成城市拆遷或建設(shè)過程中的災(zāi)難性事故等問題。第四，城建檔案本身沒有做到有效、完整的搜集，他的利用是不是很方便，能不能利用現(xiàn)狀的檔案做進一步的綜合分析和應(yīng)用?這些都是我們現(xiàn)在城市建設(shè)檔案信息的現(xiàn)狀和問題。實際上很多地方也收集了非常好的城建檔案數(shù)據(jù)，但是僅有數(shù)據(jù)還不夠，我們需要將數(shù)據(jù)進行有效的信息化組織，并且在這個基礎(chǔ)上體現(xiàn)一定的智慧。
城建檔案是一個城市的構(gòu)筑物的時空變遷的記錄。但是目前的城建檔案建設(shè)存在把目錄管理等同于檔案管理，把檔案數(shù)字化等價于檔案的信息化等問題，雖然有問題，但也有好處，他積累了數(shù)據(jù)，形成了城建檔案管理這個產(chǎn)業(yè)現(xiàn)狀，雖然發(fā)展得還不是非常完善，形成了這樣的氣氛，讓外界開始關(guān)注城建檔案;信息化現(xiàn)狀也存在他熱衷于點卻忽略了面等問題，比如說對檔案文件的包裝，我們強調(diào)他的保密性、真實性，這個包裝在點上進行強調(diào)，而不是面的問題。
我國目前已有很多城建檔案有關(guān)的標準，國際上也有很多的標準，能為城鎮(zhèn)檔案建設(shè)提供有利的基礎(chǔ)依據(jù)和支撐。智慧城市是數(shù)字城市的升級版。但是數(shù)字城市本身也蘊含了復(fù)雜的智慧特征。我們不能把智慧城市搞得太復(fù)雜，實際上數(shù)字城市階段已經(jīng)建立了非常有用的東西。
佘江峰認為，對城建檔案信息化管理，要強調(diào)一攬子解決方案，要讓別人可利用，能覆蓋他們的業(yè)務(wù)，具有一定的系統(tǒng)性。在智慧城市建設(shè)的過程中，城建檔案的信息化工作必須要與智慧城市的建設(shè)統(tǒng)籌規(guī)劃。從小的方面講，城建檔案是屬于部門級的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，他能不能滿足內(nèi)部辦公，業(yè)務(wù)需要，滿足城建檔案的業(yè)務(wù)管理的需要;從大的角度來講，城建檔案是智慧城市的信息中心之一，承擔著有關(guān)城市規(guī)劃，城市建設(shè)，城市管理與城市應(yīng)急決策的數(shù)據(jù)交換與信息共享的作用，并為公共服務(wù)提供相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。但真正達到目標還需要走很長一段路。
目前，要想把城建檔案的信息化工作管理工作跟智慧城市關(guān)聯(lián)起來，第一就是需要把城建檔案信息化，信息化這三個字好提，但做起來不容易。信息化和數(shù)字化是有區(qū)別的，數(shù)字化里有一個叫掃描數(shù)字化，只要放到計算機里面去了都叫做數(shù)字化，但是能不能建立有效的組織，能不能在這個基礎(chǔ)上進行有效的分析，是決定了他有沒有信息化水平的一個判斷標準。
據(jù)佘江峰介紹，他們現(xiàn)在已經(jīng)做了一部分工作，對工程級檔案定位絲毫沒有問題，但建筑物的定位非常細，工作量很大，這塊工作正在做。將來的預(yù)期是可以在他還沒有實施的時候就開始進行三維化，虛擬化，看看他的內(nèi)部結(jié)構(gòu)有沒有什么不合理的成分。對檔案來講，我們對整個過程都要進行跟蹤，把從最初階段的資料到最后階段的資料都放到檔案庫里面去，以便于將來決策和應(yīng)用的時候做參考。所以說三維的內(nèi)部展示的東西比較多。
另外佘江峰還介紹，現(xiàn)在的移動平臺具有非常良好的交互性，僅僅利用于瀏覽器這方面的展示，展示的能力還存在一些欠缺。所以要針對移動設(shè)備做一些增強性的改進。他提出了關(guān)于城建檔案的一攬子解決方案。第一，技術(shù)上要基于前沿定位;第二成本要可控。我們都知道城建檔案單位相對于國土和規(guī)劃而言，相對于強勢部門，他的經(jīng)費非常有限，所以成本要控制祝要覆蓋城建檔案的全業(yè)務(wù)過程，從項目開始啟動就介入城建檔案的業(yè)務(wù)指導，一直到最終的歸檔，整個業(yè)務(wù)過程都要能跟蹤。還有要采用比較好的分布式方案，比如B/S結(jié)構(gòu)式最基本的一個分布式方案。
據(jù)了解，現(xiàn)在已經(jīng)針對城建檔案管理做了兩個軟件產(chǎn)品。一個是基于WEB的城建檔案管理系統(tǒng)，把城建檔案信息化或者電子化的聲像構(gòu)成往前推，要跟城建檔案發(fā)生關(guān)聯(lián)的才考慮信息化工作，要把這個推動到建設(shè)單位和施工單位;另外一個是基于desk的城建檔案管理系統(tǒng)，這個項目得到了科技部立項，在韶關(guān)做測試的時候，建設(shè)部專門派了一個驗收組科技司，給予了比較高的評價，這個項目成果拿到了華夏建設(shè)科學技術(shù)獎二等獎，有兩項軟件著作權(quán)。
這個項目在全國的4個城市正在進行，鎮(zhèn)江的檔案館做的非常好，還有廣東韶關(guān)，廣東清遠，對項目的反響都很好。服務(wù)是將來智慧城市中的一個集成的基本要素，沒有服務(wù)整個系統(tǒng)架構(gòu)不同功能之間的集成是不方便的。在這個新的城建檔案的信息化過程中也會存在一些問題，比如說信息的消費審批問題，信息的保密購置問題，因為城建檔案大部門都是秘訣資料，他的交換過程中要可控，失控就會很麻煩。
最后，佘江峰表示：希望通過我們的工作，能夠逐步克服城建檔案信息化遇到的重重困難，并真正建設(shè)起適應(yīng)數(shù)字城市、數(shù)字規(guī)劃、數(shù)字建設(shè)、數(shù)字管理要求的信息化城建檔案服務(wù)中心，與城市的其它功能部件通過相關(guān)技術(shù)手段實現(xiàn)互動，為‘智慧城市’的建設(shè)和運營提供相關(guān)依據(jù)。
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